Aan het einde van een zorgvuldig uitgevoerde jaarrekeningcontrole ontvangt de financieel directeur of directie drie verschillende formele documenten van de controlerend accountant. Just Audit legt uit wat het doel is van elk document, wie de geadresseerden zijn en welke acties van het management worden verwacht.
Hoewel deze documenten vaak in dezelfde fase van het controleproces worden uitgebracht, hebben zij een wezenlijk verschillende functie binnen de corporate governance en de Nederlandse wetgeving (artikel 2:393 BW en NV COS standaarden).
1. De Controleverklaring (Auditor’s Report)
De controleverklaring is het formele, openbare eindproduct van de externe accountant, bestemd voor de aandeelhouders, het maatschappelijk verkeer en deponering bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
- Inhoud: De verklaring bevat het professionele oordeel van de accountant over de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat conform het van toepassing zijnde stelsel voor financiële verslaggeving (Dutch GAAP of IFRS).
- Vorm: Meestal een goedkeurende verklaring (unqualified opinion). Indien er sprake is van onzekerheden van materieel belang of afwijkingen, kan een verklaring met beperking, een afkeurende verklaring of een oordeelonthouding worden afgegeven.
- Deponering: Maakt wettelijk verplicht onderdeel uit van de openbaar te maken jaarstukken conform artikel 2:394 BW.
2. Het Accountantsverslag (Report to the Board / Management)
Het accountantsverslag is een vertrouwelijk, wettelijk voorgeschreven rapport (artikel 2:393 lid 4 en lid 5 BW) gericht aan het bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC) dan wel de auditcommissie.
- Inhoud: De accountant rapporteert over zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, tekortkomingen in de interne beheersing, significante schattingsposten en de toepassing van waarderingsgrondslagen.
- Functie: Het dient als inhoudelijk toezichtsinstrument voor toezichthouders en biedt directieleden diepgaand inzicht in de kwaliteit van de verslaggeving en governance.
3. De Management Letter
De management letter is een constructief adviesdocument gericht aan de statutaire directie en het financieel management, vaak reeds uitgebracht na afronding van de interim-controle.
- Inhoud: Praktische aanbevelingen ter versterking van de interne beheersing (internal controls), functiescheiding, IT-beveiliging en administratieve organisatie.
- Opvolging: Bevat doorgaans een concrete matrix met prioriteiten (hoog, medium, laag), reacties van het management en een evaluatie van de opvolging van aanbevelingen uit voorgaande jaren.
Samenwerking en Meerwaarde
Bij Just Audit B.V. geloven wij dat formele rapportages geen verrassingen mogen bevatten. Door directe communicatie tussen ervaren registeraccountants en uw finance team worden bevindingen tijdig en constructief besproken. Bekijk onze wettelijke controlediensten, lees meer over onze werkwijze of raadpleeg onze vaktechnische artikelen.
